Cidade Inteligente: Olímpia reduz papel em descarte inédito no Estado

DA REDAÇÃO — Arquivo Público Municipal de Olímpia “Dr. Antônio Augusto Reis Neves” realizou um descarte legal de documentos que marca um avanço inédito na gestão documental do Estado de São Paulo. O município tornou-se o primeiro a eliminar documentos com base na Tabela de Temporalidade do Sistema Eletrônico de Informações, modelo adotado pelo Arquivo Nacional para tramitação e guarda digital de processos administrativos.

A medida permitiu a eliminação correta de aproximadamente 183,08 metros lineares de documentos físicos, volume equivalente à altura de um prédio de cerca de 61 andares. O procedimento seguiu rigorosamente a legislação estadual e federal, liberando espaço no Arquivo Público e fortalecendo a política de digitalização da administração municipal.

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A retirada e destinação do material ficaram a cargo da empresa Dion Ambiental, de Ribeirão Preto, especializada em resíduos industriais e economia circular. Todo o descarte foi acompanhado pelos arquivistas responsáveis, garantindo segurança, rastreabilidade e destinação ambientalmente adequada.

Durante o processo, os documentos permanentes e de valor histórico foram integralmente preservados. Cerca de 2% da massa documental inicialmente prevista para eliminação foi selecionada para integrar o acervo histórico do município, assegurando a proteção da memória institucional e social de Olímpia.

Embora a eliminação física tenha sido concluída em dezembro, o trabalho técnico começou em março de 2025. O procedimento foi conduzido pelo arquivista responsável pela gestão documental, Rodrigo Sol Moraes Cavalcanti, e pela arquivista do acervo histórico, Mariana Souza Guimarães.

Somente em 2025, o Arquivo Público recebeu cerca de 243 metros lineares de novos documentos, o que reforça a importância da aplicação contínua da política de temporalidade, avaliação e descarte legal para garantir eficiência administrativa e preservação histórica.

A diretora do Arquivo Público Municipal, Aracele Aparecida Rosa, explica que “o processo envolve diferentes categorias documentais, como arquivos correntes, intermediários e permanentes”. Apenas os documentos que cumpriram integralmente os prazos legais de guarda são eliminados, conforme critérios técnicos e normativos, assinala Aracele.

Prontuários de servidores com dados pessoais, por exemplo, só podem ser descartados após 60 anos da aposentadoria ou desligamento. Processos licitatórios são eliminados após 12 anos contados da aprovação das contas. Documentos sigilosos seguem regras específicas e passam por avaliação criteriosa, em conformidade com a Lei de Acesso à Informação e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Segundo a Prefeitura, “o procedimento representa um avanço estratégico para reduzir o uso de papel, aumentar a segurança da informação e adotar um modelo de gestão mais eficiente, sustentável e transparente. A iniciativa integra as diretrizes da atual gestão, sob coordenação da Secretaria de Gestão e Cidade Inteligente”.

Embora a eliminação de documentos físicos represente um passo importante, a transição completa para um ambiente administrativo majoritariamente digital ainda deve ocorrer de forma gradual.